Identitaet

Projektleiter-Wunschtraum? Gelungenes Führungs-Zusammenspiel mit dem Auftraggeber

PL-AGDas Ideal stand im Mittelpunkt des Roundtable „Project-Leadership als gelungenes  Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Project-Manager?“ im Rahmen des 9. Projektmanagement-Summit der ZfU Business School und der HLP Swiss.

Dr. Yordan Athanassov (Swiss Post) und Fabian Berg diskutierten mit den Teilnehmern die erfolgskritische Beziehung zwischen Auftraggeber und Projektmanager und mögliche Hebel für eine verbesserte Gestaltung des Zusammenspiels

Die „Krankheiten“ im Zusammenspiel sind vielfach benannt: Zielkonflikte, unklare Auftragslage, fehlendes Projektmanagement-Know How vor allem seitens des Auftraggebers, zwischenmenschliche Konflikte oder unkoordiniertes Stakeholder-Management. Mit Blick auf den Erfolg eines Projektes sind es jedoch ein paar neuralgische Schnittstellen im Project Lifecycle, an denen das gute oder schlechte Zusammenspiel beider Akteure offensichtlich wird.

PL-AG-SchnittstellenAn diesen Punkten (vgl. Abbildung) verlieren Projekte häufig ihr Momentum. Es entstehen Reibungsverluste, da die jeweiligen Rollen individuell und im Zueinander nicht klar sind, damit einhergehend auch Aufgaben und Zuständigkeiten unterschiedlich verstanden werden sowie entsprechende Erwartungen in den jeweils anderen nicht erfüllt werden. Die in Projektmanagement-Standards klar beschriebene Rollenverteilung zwischen AG und PL gehört, so das Votum der Teilnehmenden am ZfU-Summit, in den seltenen Fällen zur gelebten Praxis. Vielmehr bilden sich unternehmensspezifische und vor allem persönliche Rollen-Praxen heraus. Dabei richten die meisten Unternehmen beachtlich viel Augenmerk darauf, die Projektleiterkompetenzen in der Organisation zu stärken. Ein ebenbürtiges „Beackern“ der Auftraggeberkompetenzen? Häufig Fehlanzeige. Unisono hieß es im Roundtable: „Unsere AG’s haben ihre Rolle verglichen mit den PL weniger klar und es wird bedeutend mehr in die Projektleiter-Maturität und weniger in die Auftraggeber-Maturität investiert.“

Ein Grundproblem in der „Beziehung“ zwischen AG und PL besteht meist darin, dass das „Tandem“ viel Energie darauf verwendet, „im System“ Projekt zu arbeiten, anstatt auch immer wieder „am System“ zu arbeiten.

Doch es geht auch anders. So wurde im Roundtable beispielsweise auf Ansätze zum „Matching“ oder „Dating“ der beiden Rollenvertreter verwiesen, nur um zu sehen, ob „die Chemie stimmt“. Doch diese „Anbahnungsübungen“ bleiben eher die Ausnahme.

Eine professionelle Entwicklung des Zusammenspiels beginnt sicher mit der Klarheit darüber, dass beide Rollen vor und während eines Projekts wesentliche Beiträge für das Gelingen haben. „Alibi-Auftraggeber“ oder Projektmanager als reine Projekt-Administratoren helfen dabei natürlich nicht.

Gleichwohl sind eher pauschale, mit zahlreichen Worthülsen geschmückte „Rollenbeschriebe“ genauso wenig zielführend, sondern werden besser am konkreten Gegenstand und seinem Umfeld plastisch gemacht, das heißt verhandelt und nicht beschrieben. Wenn das WAS und WER klar ist, entscheidet sich die eigentliche Qualität in der Zusammenarbeit jedoch am WIE im laufenden Projekt.

Basierend auf den Erfahrungen mit Auftraggebern und Projektleitern in unterschiedlichen Organisationen schlagen wir jeweils drei erfolgskritische Rollenfacetten vor. Wenn sowohl Projektleitung als auch Auftraggeber über diese Rollenfacetten in einen Dialog treten können, sich gegenseitig klar machen können, welchen „Hut“ sie aufhaben, wird manche sonst eher als schwierig erlebte Projektsituation deutlicher und dadurch leichter zu bewältigen.

PL-AG-ModellDer Projektleiter muss hierbei klar haben, dass er gegenüber dem AG einerseits eine „Dienstleistungsrolle“ innehat – was auch den meisten Rollenbeschreibungen der gängigen Projektmanagement-Standards (PMI, IPMA) entspricht. Gleichzeitig tritt er im Projekt auch immer wieder als derjenige auf, der seinen AG „in die Pflicht nimmt“ und ihn zuweilen auch beharrlich „quälen“ muss (Time, Budget, Scope). Die dritte und aus unserer Sicht nicht weniger relevante Rollenfacette ist die des Beraters und Coaches gegenüber dem Auftraggeber. Top-Projektleiter „erziehen“ sich gewissermaßen „ihren“ AG, machen ihn in der Projektmanagement-Methodologie „fit“, anstatt sein mangelndes Verständnis darüber zu beklagen.

Für den AG schlagen wir ebenfalls drei erfolgskritische Facetten seiner Rolle vor: So ist er zum einen derjenige, der seinem PL „Druck macht“, ihn oft auch an Grenzen heranführt, an die er selbst nicht geglaubt hat. Die vielfach beklagten „unrealistischen Vorstellungen“ mancher Auftraggeber haben vor diesem Hintergrund auch ihre Berechtigung. Gute Auftraggeber verkörpern auch den „Visionär“ im Projekt. Zweitens müssen Auftraggeber klar haben, was einerseits selbstverständlich scheint, vielerorts aber in der Praxis zu wünschen übrig lässt: Sie müssen zu zeitnahen, klaren Entscheidungen fähig sein oder Entscheidungsprozesse herbeiführen. Hier erleben viele Projektleiter ihren Auftraggeber oft als „wachsweich“, als „Fähnchen im Wind des Senior-Managements“. Die dritte Rollenfacette besteht aus der „schützenden Hand“ oder dem, was andernorts auch „Schirmherr“ genannt wird. Top-Auftraggeber haben auch diese „Godfather“-Rolle klar und wissen sie klug einzusetzen, ohne ihre Projektleitung deshalb an maximal kurzer Leine zu halten.

Um diese verschiedenen Rollenfacetten sowohl Projektleiter- als auch Auftraggeber-seitig im Projektalltag im Sinne eines gelungenen Zusammenspiels nutzbar zu machen, bedarf es separater Kommunikationsroutinen, die sich meist nicht mit den üblichen Reporting-Routinen im Projektmanagement decken. Eher taugen Formate, die  mehr informellen Charakter haben, von klassischen Meetings abweichen und auf physische Begegnungen eher als auf Telefonkonferenzen setzen.

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

 

Leider wird Internet Explorer 7 von dieser Webseite nicht unterstützt.