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10 Sünden, die Top-Projektleiter konsequent vermeiden

Bevor Sie der Projektalltag wieder einholt – die Top 10 für Projektleiter zur wöchentlichen Reflexion

ProjektleitungIm Dickicht des Projektleiteralltags kommen schnell zwei Punkte unter die Räder, die aber maßgeblich über Erfolg und Misserfolg von Projekten entscheiden: Das eigene Zeit- und Selbstmanagement und die nötige, im Projektmanagement besonders gelagerte Führungsleistung gegenüber den Mitarbeitenden im Projekt.

Top-Projektleiter zwingen sich deshalb zu einer wöchentlichen Reflexion anhand von 10 Schlüsselfragen, bevor sie selbst wieder im Alltag zwischen Maßnahmen- und Meilenstein-Tracking, Meeting- und Reportingroutinen oder Change-Requests versinken.

Top-Sünden in der Mitarbeiterführung:

1. Come first, serve first!
Man kennt seine Pappenheimer! Einige Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortliche und Stakeholder rufen lauter als andere – und werden, wenn man ehrlich ist, auch „dringlicher“ bedient. Priorisierung hier auch mal nach Wichtigkeit für den Projekterfolg und nicht nur nach kommunizierter Dringlichkeit.

2. No news is good news!
Wenn ein Projektmitarbeiter nie etwas will und fragt, sind wir insgeheim froh: Eine „Baustelle“ weniger. Aber allzu oft ist genau das Gegenteil der Fall. Wer sich nie meldet, scheinbar keine Anliegen hat, bei dem sollte aktiv nachgefragt werden.

3. Konflikte unter Mitarbeitern? Blind und taub stellen!
Nichts spricht gegen Selbstverantwortung. Dennoch haben Konflikte nun einmal die fatale Tendenz zu eskalieren. Im „Gefäß“ Projekt gilt das in besonderer Weise. Wer zu lange zuschaut, muss später umso intensiver „ran“. Das kostet dann mehr Zeit und Energie, die Top-Projektleiter klüger an anderer Stelle investieren.

4. Auftragserteilung im Schnelldurchgang!
Effiziente Auftragserteilung in 5 Minuten? Viel Glück dabei! Es gilt die Projektleiter-Regel: Investieren von Zeit und Aufmerksamkeit in das „Setup“ und sicherstellen, dass alles richtig verstanden ist – und dann die Leine lockerer lassen.

5. Aus den Augen, aus dem Sinn!
Man erteilt Aufträge, lässt alles laufen – und staunt am Ende über die mangelhaften Ergebnisse Bauklötze. Als Projektführungskraft wird man dann gut, wenn klare Etappen außerhalb der Projekt-bezogenen Meilensteine definiert und regelmäßige „check-ins“ durchgeführt werden. Das hat nichts mit Kontrollwut zu tun, sondern viel mehr mit intelligenter Delegation und Wahrnehmung von Führungsverantwortung.

Top-Sünden für das persönliche Zeitmanagement:

1. Systematische Überforderung? Gern geschehen!
Phasen und Zeiten, in denen man praktisch nur noch den Tunnel sehen kann. Das kann man sich als Top-Projektleiter nicht mehr erlauben. Wer es nicht schafft, regelmäßig auch  wieder die Vogelperspektive einzunehmen, kann einpacken.

2. Ignoranz gegenüber der eigenen Biokurve!
Was macht man mit den Filetstückchen des Tages, den wenigen Momenten zur fokussierten Arbeit? Verplant und aufgefressen in reinen Präsenz-Meetings? Schnöde Admin-Mails oder besser Konzeptarbeit?

3. Gezielte Konzentrationsphasen – unnötig!
Wo investiert man „primetime“ für gezielte Konzentrationsphasen, geschützt vom Email- und Telefonlärm des Alltags? Für das radikale Überdenken des Bisherigen und die Suche nach ganz neuen Ansätzen und Optionen?

4. Vor- und Nachbereitungszeiten? Theoretisch ja, praktisch nie!
Teammeetings sind meist deshalb so ineffizient, weil sie nicht oder schlecht  vorbereitet werden. Ein Workshop mit dem eigenen Team ist ein kapitales Investment für alle und wichtiger Kulminationspunkt der gemeinsamen Arbeit – das verdient saubere und intensive Vorbereitung und Nachbereitung. Sonst gilt: lieber mal ein Meeting weniger.

5. Puffer- und Reservezeiten – unrealistischer Luxus!
Das Geschäft wird immer wieder durch das aktuelle Tagesgeschehen bestimmt, von Dingen, die am Anfang der Woche noch nicht abgesehen werden konnten. Aber man kann absehen, dass dies passieren wird und entsprechend einplanen. Top-Projektmanager planen persönliche Flexibilitätsreserven konsequent in ihre Kalender ein. Sie wissen, da kommt was, selbst wenn sie es noch nicht genau benennen können.

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