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Kreativ arbeiten auch virtuell?

Virtuelle Formen der Zusammenarbeit in vor allem international agierenden Unternehmen sind mehr oder weniger gängige Praxis (siehe http://hlp-entwicklungspartner.de/virtuelle-zusammenarbeit-virtual-leadership/) . Eingeübt sind vor allem eher einfachere Kommunikationssituationen im „Wechselbetrieb“, wie die Durchführung von Projekt – oder Status Meetings, die Abstimmung von Unterlagen oder auch der Check von fachlichen- oder organisatorischen Fragestellungen auf der Grundlage von entsprechenden Collaborations-Systemen.

Anspruchsvollere Kommunikationsanforderungen sind zu bewältigen, wenn durch spontanen, direkten Austausch mit verschiedenen Medien im Team kreative Prozesse ermöglicht werden sollen. Wie können solche konzeptionellen Arbeitsprozesse virtuell gelingen?

Bei einer internationalen Bank wollten 12 Führungskräfte, verteilt auf Standorte in UK und USA für ihre Einheit das Transformationskonzept gestalten. Wir nutzten dafür als grundsätzlichen Ansatz die Transformation-Canvas (siehe http://hlp-entwicklungspartner.de/taxonomy-transformation/ ) .

Unsere wesentlichen Erfahrungen sind:

  • Kreative Arbeitsprozesse funktionieren auch über ein virtuelles Medium. Die Resultate vor allem auf inhaltlicher Ebene sind gut. Virtuelles Konzipieren oder Entwickeln stellt eine valide Alternative zu bekannten Präsenz-Formaten dar.
  • Die Strukturierung des Gesamtprozesses in kluge Einzelschritte, die virtuell bearbeitbar sind, ist in Verbindung mit dem Gesamtdesign ein wichtiger Schritt. Unserer Erfahrung nach sinkt die Konzentration der Beteiligten in einer virtuellen Session nach 2 Stunden. Daher haben wir einen ca. 8 stündigen Workshop auf Einheiten mit je 2 Stunden innerhalb einer Woche aufgeteilt.
  • Die Kontinuität des Arbeitsprozesses benötigt deutliche Stabilisierung, die durch die Choreographie der Einzelsessions wie auch durch überbrückende „Hausaufgaben“ hergestellt werden kann. Hinzu kommt, dass aufgrund der Mehrzahl der Termine die zuverlässige Teilnahme aller erschwert wird. Die nachdrückliche Ermunterung und Priorisierung durch den Manager ist hier förderlich.
  • Die Führungskraft ist in der virtuellen Session besonders gefordert. Es gehört zu ihren Aufgaben, den Arbeitsprozess mit einer gewissen Sensibilität zu stützen. Spontane Experimente oder gut gemeinte Provokationen können über das virtuelle Medium kontraproduktiv wirken. Wir empfehlen, ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Involvierung des Managers über die anstehenden virtuellen Session vorzusehen und dort auch den Beitrag sowie die Rolle des Managers abzustimmen. Je nach Komplexität und Vertrautheit mit der eingesetzten Methode wäre auch dafür zu sorgen, dass der Manager diese nachvollzogen hat und dahinter steht.
  • Stabilität für die interaktive Kommunikation in der virtuellen Session wird auch durch die Vertrautheit, mit der die Teilnehmenden die entsprechenden Funktionen des Collaborations-Systems einsetzen, erhöht. Ungünstig wirken sich Pausen aufgrund von Fehlbedienungen oder technischen Aussetzern aus, so dass einzelne aus der Runde verschwinden oder sich neu anmelden müssen. Da Rüstzeiten unvermeidbar erscheinen, sollten entsprechende Puffer im Ablauf vorgesehen werden.
  • Nicht immer beherrschen die Teilnehmenden die interaktiven Funktionen, selbst wenn sie das Collaborations-System für tägliche Telefonkonferenzen nutzen. Hier lohnt es sich in der Vorbereitung nachzuhaken und ggf. zu Beginn der virtuellen Session eine kurze „Feature-Runde“ zu machen.
  • Natürlich liegen die Aufwände für die Durchführung einer virtuellen Session niedriger als für eine vergleichbare Präsenz Veranstaltung, insbesondere was die Reisekosten der Teilnehmenden aus ferneren Ländern anbelangt. Dennoch sollte nicht unterschätzt werden, dass der Vorbereitungs- und Moderationsaufwand für die virtuellen Sessions höher ist. Nicht nur die Nachbereitung und ggf. Dokumentation der verschiedenen Sessions ist hier anzumerken, sondern auch die Präparation von interaktiven Elementen für die Sessions und die detaillierte Ablaufvorbereitung.

 

Die virtuellen Formate, auch für gemeinsame Kreativprozesse werden sicher zunehmen. Das kann viel Sinn machen, nicht nur wenn es aus Aufwandsgründen keine wirkliche Alternative gibt sondern auch wenn sich die Teilnehmenden aus anderen Zusammenhängen bereits kennengelernt haben. Und es ist eine Herausforderung in den anstehenden Transformationen der Unternehmen, die Fähigkeiten für kreatives virtuelles Arbeiten bei allen Beteiligten auszubauen.

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